I mit arbejde som facilitator for strategiprocesser i foreninger, får jeg ofte spørgsmålet om, hvor ‘stor’ en beslutning skal være, for at den kræver bestyrelsens opmærksomhed og beslutning.
Bestyrelsens forretningsorden omtaler sjældent hvem, der beslutter hvad i en foreningsledelse. Og litteratur om God governance og ledelse giver heller ikke et entydigt svar, men konkluderer kun:
BESTYRELSEN LÆGGER DEN STRATEGISKE RETNING OG DIREKTIONEN IMPLEMENTERER
Det lyder såre enkelt, men i praksis er der dilemmaer.
Dilemma og
en klar grænse?
Der er f. eks. situationer, hvor bestyrelsesmedlemmer synes, at de bør
påvirke også mindre drøftelser og beslutninger i respekt for deres bagland,
ligesom de gerne ser deres holdninger, deres baglands holdninger fremstå
tydeligere i oplæg til bestyrelsens beslutning. Beslutningsoplæg
udarbejdes typisk af direktion og ansatte,
En klar grænse ville lette arbejdet, men det er ikke altid muligt i
praksis.
Artiklen ‘Distinguising Governance from Management’, fra Great Boards, 2008 går
tættere på. Den viser 7 guidlines, som en bestyrelse kan følge for at vurdere,
om en beslutning hører til bestyrelsens eller til direktionens ansvar.
Jeg synes, at de 7 generelle tommelfingerregler i artiklen er meget relevante
også for en medlemsvalgt bestyrelse.
7
tommelfingerregler
De 7 spørgsmål til bestyrelsens og direktionens overvejelse er:
1. Vedrører beslutningen foreningens mission – kerneforretningen?
Hvis et emne berører forenings eksistensgrundlag, kræver det bestyrelsens
ubetingede opmærksomhed. Kerneforretningen kommer først,
men alligevel kan der opstå dilemmaer. Hvis kerneforretningen bliver så
dyr, at den er på vej til at sætte økonomien over styr, så skal bestyrelsen
agere rettidigt og tilstrækkeligt.
2. Handler det om fremtiden?
Bestyrelsen bør altid tænke 3 – 5 år frem. Så selv om beslutningen kan
sættes i værk nu, så skal sagen vedrøre foreningens virke på langt sigt,
for at den hører til bestyrelsens bord.
3. Stor beslutning, ja – men hvor stor?
Jo større beslutning, jo mere effekt og jo flere følger, den vil få
for foreningens virke, desto mere bør bestyrelsen involvere sig for at
bevare overblik over konsekvenserne. Nævnte artikel vover at give et fingerpeg
i retningen af, hvad en stor beslutning er. En beslutninger stor, hvis den
drejer sig om mere end 10 pct. af foreningens aktivitet/omsætning.
4. Er en politisk beslutning nødvendig?
Hvis sagen konflikter med eksisterende politiker, etiske regelsæt eller
bestyrelsens eget kodeks, eller hvis den handler om at påvirke ny
lovgivning politisk, så bør bestyrelsen være involveret.
5. Lyser en rød lampe?
Det er direktionens opgave at markere, hvis en uheldig udvikling gentager
sig, hvis noget er på kanten af loven, hvis medlemmer er kritiske, hvis deres
særinteresser afviger voldsomt fra den politiske linje, osv. Er der en
blinkende rød lampe, så bør bestyrelsen fokusere på, om direktionen har taget
de nødvendige foranstaltninger til at rette op på tingene.
6. Har vi samfundets attention?
Hvis medierne, regeringen eller, andre organisationer er optaget af en af
foreningens sager, så bør bestyrelsen også være optaget af sagen og sørge for,
at gå proaktivt ind i den. Det bør være en del af foreningens kommunikationsstrategi.
7. Efterspørger direktionen bestyrelsens opbakning?
Hvis direktionen spørger bestyrelsen til råds, så bør bestyrelsen altid være
klar til at drøfte og sparre og evt. beslutte.
Det er
formandens opgave
Det er formandens opgave at holde bestyrelsens drøftelse på det strategiske
plan, og sikre at bestyrelsen ikke begynder at beslutte/blande sig i driften.
Der kan dog være situationer, hvor bestyrelsen ønsker at være tæt på den
daglige drift, fx i krisetider, men den bør trække sig tilbage, så snart det er
muligt.
Struktur på møderne og god information fra direktionen før møderne giver
mere tid til de strategiske overvejelser. Sammensætningen af bestyrelsen,
inkl. de nødvendige forskellige kompetencer, fremmer også bestyrelsens
evne til at holde sig på et strategisk plan.
Jeg vurderer, at mange bestyrelser vil have gavn af at tale om ansvar, roller
og opgaver for bestyrelsen som enkeltpersoner og som team. Det hører naturligt
til, når bestyrelsen drøfter forretningsordenen eller evt. gennemfører den
årlige evaluering af bestyrelsesarbejdet.
Temagruppe for formænd drøfter
artiklen på det første møde i 2020.